Outlook 2007 Categories

[calebwalker]

I am new with Outlook 2007 so maybe this is an Outlook issue. My problem is with the new categories. In the older version of Outlook the categories would sync with the server and each user that connected to the public folder would be able to use the categories that were set, at least they would be able to see the colors but now with the new Outlook 2007 version of categories, if one user sets categories nobody else can see them. Is there a problem with the server not seeing those or is it something stupid with Outlook? Thanks much.

[calebwalker]

We figured it out, if you rename the category you have to name them on each client computer the same then the colors show up right. Now the next question will be is how do you copy category names to all client machines. Oh well that might be off topic but at least this will be there if anyone else runs into this issue.

[grenadier]

In earlier versions of Outlook you could export them of the registry. For Outlook 2007 I found this tool. There is a 30 days trial version you can download. I don't tested it but there is a function to synchronize a central category list.

Category Manager
http://www.vboffice.net/product.html?pub=6&ad=5&lang=en

I have also a question. In Outlook 2007 we can't create new categories. It says that the category is not in the main category list (in german: nicht in der Hauptkategorienliste). What does it mean?

[charon]

I have also a question. In Outlook 2007 we can't create new categories. It says that the category is not in the main category list (in german: nicht in der Hauptkategorienliste). What does it mean?

same problem here!

[sego]

Hi @all,

we have the same problem with different customers. It looks a bit like: first set color/categorie -> wins for all...

But i think ther must be some thing like an ACL command to set the rights for special users to edit the categorie list

Has anybody found a solution for this problem? Is there sb. from scalix who can tell us if it is possible to set or even show the rights for the categorie list like omshowacl ??

thanks

Sebastian

[pcperfect]

Same here although i have been able to create 2 categories in one of the first 5 attempts. But whatever i try now, it just won't add them.

Then i just tried to delete all categories. And 1 of the 2 was deleted, but the other remains and i also can't rename or delete that one.

Seem related to the server though, tried the GPO add new categories and when i open my inbox and quickly open categories i can see the added categories, then close and reopen categories and they are gone again. ( http://technet.microsoft.com/en-us/libr ... 79073.aspx )
Also with smartcache on it looks like it takes a bit longer for the newly created tasks to disappear, as if outlook accepts it then tries to sync it and scalix says 'i don't think so'

Some info i found that might support that idea: "Outlook 2007 does not use the registry for a master category list; they are stored in the default message store (mailbox or pst)."

The mailbox property option to convert/allow to color tasks also doesn't change anything.

However i discovered i can still keep using categories in the old way, they just aren't saved as categories in categories. But they are saved in the item.
Example: create new task, open categories, create new category en place item in it and save. The categorie is then gone but the item is saved with the category given.
Which is also good enough as i was upgrading from 2003 and just wanted to use categories as it was used there.

Anyone reported a bug yet?

[sego]

wow, one year later and the problem is still there... No solution yes, but some userful Tricks on categories for Outlook 2007 (sorry, just in german):

Kategorien schnell und einfach importieren oder exportieren, Teil 1
Versionen: Outlook 2007

Kategorien gab es immer schon in Outlook. Neu in Outlook 2007 sind "Farbkategorien", mit denen die Zuordnungen noch leichter zu erkennen sind.

Was aber, wenn Sie in einer Arbeitsgruppe mit mehreren Outlook-Anwendern einheitliche (Farb-)Kategorien verwenden wollen? Wo speichert Outlook 2007 seine Kategorien? Lässt sich eine Kategorieliste zentral verwalten, um sie gezielt an verschiedene Outlook-Anwender zu verteilen? Antworten auf diese Fragen liefert der folgende Beitrag.

Bis Outlook 2003 wurden Kategorien in der Windows-Registrierungsdatenbank gespeichert. Sie konnten den entsprechenden Registry-Schlüssel exportieren und auf einem anderen PC wieder importieren, um eine vorgefertigte Kategorieliste an andere Outlook-Anwender weiterzugeben. Das ist in Outlook 2007 nicht mehr so. Die neuen Farbkategorien werden direkt in der persönlichen Datendatei bzw. dem persönlichen Exchange-Server-Konto gespeichert. Und leider besitzt das Dialogfenster, in dem Sie die Farbkategorien bearbeiten, keine Import- oder Exportschaltflächen.

Das bedeutet aber keineswegs, dass die zentrale Verwaltung von Kategorien in Outlook 2007 quasi unmöglich geworden ist. Ganz im Gegenteil: Seit Outlook 2007 können Sie direkt per VBA auf die Kategoriedefinitionen zugreifen. So brauchen Sie nur Makros zu schreiben, die Ihre Kategorien exportieren oder importieren.

Die in diesem Tipp vorgestellte Makrolösung arbeitet mit einer Textdatei, in die die Outlook-Farbkategorien exportiert bzw. aus der sie importiert werden. Neben den Kategorienamen enthält die Textdatei auch die zugehörigen Farbinformationen und Tastenbelegungen. Die Datei lässt sich dann über ein lokales Netzwerk oder über andere Speichermedien an die gewünschten Outlook-Anwender verteilen. Diese müssen nur noch das Importmakro einsetzen, um die Kategorien aus der Textdatei in die persönliche Outlook-Instanz zu integrieren.

Beginnen Sie mit dem Exportmakro - auch um einen Eindruck zu bekommen, wie die Textdatei mit den Kategoriedefinitionen aufgebaut sein muss, damit sie später vom Importmakro verarbeitet werden kann.
• Drücken Sie im Outlook-Fenster Alt + F11, um den Visual Basic-Editor zu starten.
• Wählen Sie darin den Befehl Einfügen-Modul an.
• In das neue Codefenster geben Sie folgende Prozedur ein:

Code: Select all

Sub ExportCategories()
Dim sFilePath As String
Dim iFileNumber As Integer

Dim oNameSpace As NameSpace
Dim oCategory As Category
Dim sCatName As String
Dim lCatColor As Long
Dim lCatShortcut As Long

  On Error GoTo ExportCat_Error
  Set oNameSpace = _
      Application.GetNamespace("MAPI")
  If oNameSpace.Categories.Count > 0 Then
    sFilePath = "C:\Outlook\Kategorien.txt"
    iFileNumber = FreeFile
    Open sFilePath For Output As #iFileNumber
    For Each oCategory In oNameSpace.Categories
      With oCategory
        sCatName = .Name
        lCatColor = .Color
        lCatShortcut = .ShortcutKey
      End With
      Write #iFileNumber, _
          sCatName, lCatColor, lCatShortcut
    Next oCategory
    MsgBox _
        Prompt:="Export abgeschlossen!", _
        Title:="Kategorieexport"
  Else
    MsgBox _
        Prompt:="Makro beendet!" & vbCr & _
        "Keine Kategorien vorhanden...", _
        Title:="Kategorieexport"
  End If
ExportCat_End:
  Close #iFileNumber
  Set oCategory = Nothing
  Set oNameSpace = Nothing
  Exit Sub
ExportCat_Error:
  MsgBox _
      Prompt:="Fehler beim Kategorieexport!" & _
      vbCr & _
      "Fehlernr. " & Err.Number & ":" & vbCr & _
      Err.Description, _
      Buttons:=vbCritical, _
      Title:="Kategorieexport"
  Resume ExportCat_End
End Sub

• Ändern Sie am Anfang der Prozedur folgende Zeile

Code: Select all

sFilePath = "C:\Outlook\Kategorien.txt"

so dass sich die Pfadangabe auf eine gültige Datei bezieht. Der Ordner muss bereits existieren, während der eigentliche Dateiname frei wählbar ist (da das Ergebnis eine Textdatei ist, empfiehlt sich die Endung ".txt"). Gegebenenfalls erstellt das Makro die Datei in dem Ordner automatisch neu. Aber Vorsicht: Falls es bereits eine Datei dieses Namens gibt, wird der Inhalt überschrieben.
• Wählen Sie Datei-VbaProject.OTM speichern an.
• Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Office Outlook.
Die vorhandenen Farbkategorien lassen sich jetzt in eine Textdatei exportieren, indem Sie im Outlook-Fenster Alt + F8 drücken und im Makrodialog per Doppelklick das Makro "ExportCategories" ausführen. Nach dem Export meldet sich das Makro mit dem Hinweis "Export abgeschlossen!".

Das Resultat können Sie in der Textdatei betrachten, deren Namen Sie in Schritt 4 der obigen Anleitung festgelegt haben. Die Datei enthält Zeilen, die so aufgebaut sind wie die folgenden:

"Telefonanrufe",0,0
"Consulting",5,0
"Blaue Kategorie",8,0
"Messen/Tagungen",4,0

Am Anfang jeder Zeile steht der Kategoriename in Anführungszeichen. Abgetrennt durch ein Komma folgt eine Zahl, die für einen Farbwert steht. Und abgetrennt durch ein weiteres Komma endet die Zeile mit einer zweiten Zahl, die einer in Outlook eingebauten Tastenkombination entspricht - von "0" für "kein Shortcut" über "1" für Strg + F2 bis "11" für Strg + F12.

Weitere Details erfahren Sie im zweiten Teil dieses Tipps, in dem es dann natürlich auch um das Importmakro geht.




Kategorien schnell und einfach importieren oder exportieren, Teil 2
Versionen: Outlook 2007

Da die neuen Farbkategorien von Outlook 2007 nun auch über das VBA-Objektmodell zugänglich sind, haben Sie die Möglichkeit, eigene Import- und Exportmakros zu entwickeln, mit denen sich Kategorien schnell an andere Outlook-Anwender verteilen lassen. Das Exportmakro haben Sie im ersten Teil dieses Tipps kennen gelernt. Erfahren Sie nun mehr zu den programmiertechnischen Details und erstellen Sie schließlich das noch fehlende Importmakro.

Wie also gestaltet sich der Zugriff auf die Farbkategorien? Werfen Sie dazu einen Blick auf das Exportmakro aus dem ersten Teil. Dazu öffnen Sie in Outlook mit der Tastenkombination Alt + F8 das Dialogfenster Makros. Darin markieren Sie den Makronamen "ExportCategories" und anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie gelangen automatisch in den Visual Basic-Editor und befinden sich im Codefenster mit dem Exportmakro.

Farbkategorien ("Categories") sind programmiertechnisch eine Auflistung des "NameSpace"-Objekts. Deshalb erstellen Sie in dem Makro zuerst eine Objektvariable für den Standard-NameSpace von Outlook:

Code: Select all

Set oNameSpace = _
Application.GetNamespace("MAPI")

Schon in der nächsten Makrozeile setzen Sie dann das "Categories"-Objekt ein, um mittels "Count"-Eigenschaft die Anzahl verfügbarer Farbkategorien zu prüfen:

Code: Select all

If oNameSpace.Categories.Count > 0 Then

Die in Outlook definierten Kategorien durchlaufen Sie im weiteren Verlauf mit einer "For Each...Next"-Schleife:

Code: Select all

For Each oCategory In oNameSpace.Categories


Jede einzelne Kategorie ("oCategory" als Objektvariable vom Typ "Category") stellt wiederum bestimmte Eigenschaften zur Verfügung. Im vorliegenden Fall lesen Sie die Eigenschaften "Name" (Kategoriename), "Color" (der Code der zugewiesenen Farbe) sowie "ShortcutKey" (der Code der zugewiesenen Tastenkombination) aus.

Mit den üblichen VBA-Befehlen zum Schreiben von Daten in Dateien fügen Sie die ausgelesenen Informationen schließlich in eine Textdatei ein:

Code: Select all

Open sFilePath For Output As #iFileNumber
[…]
Write #iFileNumber, _
    sCatName, lCatColor, lCatShortcut

[…]

Code: Select all

Close #iFileNumber

Nun geht es noch darum, die Kategoriedefinitionen aus der Exportdatei wieder in Outlook zu integrieren. Das erledigt unser Importmakro, welches Sie im Visual Basic-Editor direkt unter dem Prozedurcode des Exportmakros einfügen können:

Code: Select all

Sub ImportCategories()
Dim sFilePath As String
Dim iFileNumber As Integer

Dim oNameSpace As NameSpace
Dim sCatName As String
Dim lCatColor As Long
Dim lCatShortcut As Long

  On Error GoTo ImportCat_Error
  Set oNameSpace = _
      Application.GetNamespace("MAPI")
  sFilePath = "C:\Outlook\Kategorien.txt"
  iFileNumber = FreeFile
  Open sFilePath For Input As #iFileNumber
  Do While Not EOF(iFileNumber)
    Input #iFileNumber, _
        sCatName, lCatColor, lCatShortcut
    oNameSpace.Categories.Add _
        sCatName, lCatColor, lCatShortcut
  Loop
  MsgBox _
      Prompt:="Import abgeschlossen!", _
      Title:="Kategorieimport"
ImportCat_End:
  Close #iFileNumber
  Set oNameSpace = Nothing
  Exit Sub
ImportCat_Error:
  If Err.Number = -2147024809 Then
    Select Case MsgBox( _
        Prompt:=sCatName & String(2, vbCrLf) & _
        "Die Kategorie ist bereits vorhanden." & _
        vbCr & "Wollen Sie Farbe und " & _
        "Tastenkombination aus " & _
        "der Importdatei übernehmen?", _
        Buttons:=vbQuestion + vbYesNoCancel + _
          vbDefaultButton2, _
        Title:="Kategorieimport")
      Case vbNo
        Resume Next
      Case vbYes
        With oNameSpace.Categories(sCatName)
          .Color = lCatColor
          .ShortcutKey = lCatShortcut
        End With
        Resume Next
      Case vbCancel
        Resume ImportCat_End
    End Select
  Else
    MsgBox _
        Prompt:="Fehler beim Kategorieimport!" & _
        vbCr & _
        "Fehlernr. " & Err.Number & ":" & vbCr & _
        Err.Description, _
        Buttons:=vbCritical, _
        Title:="Kategorieimport"
    Resume ImportCat_End
  End If
End Sub


Passen Sie auch hier die Zeile

Code: Select all

sFilePath = "C:\Outlook\Kategorien.txt"

so an, dass sie auf eine gültige Datei verweist. Beim Importmakro müssen nicht nur der Pfad, sondern auch die Datei vorhanden sein. Es muss sich um eine Textdatei handeln, die Kategoriedefinitionen nach dem im ersten Teil vorgestellten Schema enthält. Am einfachsten ist es, Sie erstellen einmal mit unserem Exportmakro eine Datei mit den gewünschten Kategorien und setzen diese dann als Quelle der nachfolgenden Importvorgänge ein.

Aufgerufen wird das Importmakro wie gewohnt, indem Sie im Outlook-Fenster Alt + F8 drücken und dann doppelt auf den Makronamen "ImportCategories" klicken. Das Ende des Importvorgangs signalisiert das Makro mit der Meldung "Import abgeschlossen!".

Falls ein Kategoriename bereits vorhanden ist, werden Sie per Dialogfenster darauf hingewiesen. Sie haben die Möglichkeit, den Import dieser Kategorie zu überspringen - dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Nein. Sie können aber auch die vorhandenen Farb- und Tastenzuweisungen ändern und durch die Zuweisungen aus der Importdatei ersetzen - dazu klicken Sie auf Ja. Oder wenn Sie keine weiteren Kategorien aus der Importdatei übernehmen wollen, klicken Sie auf Abbrechen, um den Importvorgang zu stoppen.

Programmiertechnisch gibt es kaum Neues im Vergleich mit dem Exportmakro. Neu ist nur das Hinzufügen von Farbkategorien, was Sie mit der "Add"-Methode des "Categories"-Objekt erreichen:

Code: Select all

oNameSpace.Categories.Add _
sCatName, lCatColor, lCatShortcut

Als Parameter übergeben Sie der Methode den Kategorienamen, den Farbcode und den Tastencode - Eigenschaften, die das Makro zuvor aus der Importdatei ausgelesen hat.

[LeslieW]

I played with OL 2007 and categories some today.

It seems to work just fine in my Inbox but it's inconsistent in a public folder.
One user with admin rights could create and assign categories quite happily.
Then I logged in to Windows as another user, logged into OL as the other user, and had unpredictable results.
Both users were administrators.

I didn't have time to figure out if there was any pattern to the inconsistencies. It does seem to make some difference as to who created the item and perhaps who attached the item to the public folder.

I didn't play with categories and tasks, either, unfortunately.

I checked bugzilla and the only bug I found was where clearing a category from a message only cleared the display of the category in the list of messages (but the message was still categorized).

Please anyone having troubles with OL 2007 categories open bugs for them at https://bugzilla.scalix.com
Obviously the more you can pin down the behavior the better. Things to check: BB permissions (omlistbbs -b, omshowacl -t b -B xxx), who created the item in the public folder, who attached the item to the folder, etc. Also if you're left or right clicking on the message in the message list, or if you're categorizing an open message, things like that.

[isento]

Are there already any solutions for this?

We have the same problem with broken categories in Outlook 2007!

We have posted a bug to scalix, but still no answer from the scalix support team

https://bugzilla.scalix.com/show_bug.cgi?id=21190